Sistemas não integrados na empresa criam falhas que nem sempre são vistas de imediato. Cada sistema pode funcionar bem sozinho. O problema surge quando os dados não passam de um para outro.
Nesse cenário, as pessoas precisam fazer essa ponte. Elas copiam dados, enviam planilhas e conferem registros. Também cobram respostas de outras áreas.
Esse trabalho consome tempo. Além disso, ele aumenta o risco de erro.
Com o tempo, a empresa passa a ter dados diferentes sobre o mesmo fato. Um sistema mostra uma informação. Outro mostra algo distinto. A equipe, então, precisa descobrir qual dado está certo.
Quando os sistemas não trocam dados, as pessoas viram a ponte entre eles.
Este post mostra os principais efeitos desse problema. Também explica como notar os sinais e por onde começar uma análise.
O que são sistemas não integrados na empresa?
Sistemas não integrados na empresa são ferramentas que não trocam dados de forma direta.
Isso ocorre, por exemplo, quando o sistema de vendas não envia os dados ao financeiro. Também ocorre quando o estoque não recebe os pedidos do site.
Outro caso comum envolve o CRM. A equipe de vendas registra o histórico do cliente. Porém, o time de suporte não consegue ver esses dados.
Nesses casos, cada ferramenta ainda funciona. O problema está na troca de dados.
Para manter o fluxo, a equipe costuma usar ações manuais:
- copiar dados de uma tela para outra;
- exportar e importar planilhas;
- enviar dados por e-mail;
- pedir dados por mensagem;
- manter controles fora dos sistemas;
- conferir o mesmo dado mais de uma vez.
No início, esse esforço pode parecer pequeno. Porém, ele cresce junto com a empresa.
Por que esse problema demora a ser notado?
Em muitos casos, o trabalho não para. As vendas seguem. Os pedidos saem. Os clientes são atendidos.
Por isso, a falta de integração pode parecer apenas um incômodo.
O custo surge em pequenas tarefas. Uma pessoa gasta alguns minutos para copiar dados. Outra precisa revisar uma planilha. Um gestor espera por um relatório.
Cada ação parece simples. Mas a soma pode ser alta.
Além disso, o problema tende a crescer. Quanto mais clientes e pedidos existem, mais dados precisam ser movidos.
Por esse motivo, sistemas não integrados na empresa não devem ser vistos apenas como uma falha técnica. Eles afetam o modo como a empresa opera.
Quais problemas os sistemas não integrados causam?
A falta de integração pode afetar quase todas as áreas. Veja os efeitos mais comuns.
1. Mais trabalho manual
O primeiro sinal costuma ser o retrabalho.
Uma pessoa registra o cliente no CRM. Depois, outra pessoa inclui os mesmos dados no financeiro.
Em seguida, o suporte faz um novo cadastro.
O mesmo dado passa por várias mãos. Isso toma tempo e gera erros.
Um número pode ser digitado de forma errada. Um campo pode ficar em branco. Um cadastro pode não ser feito.
Quanto mais etapas existem, maior é o risco.
2. Dados diferentes em cada sistema
Sem uma regra clara, o mesmo dado pode ter mais de uma versão.
O endereço do cliente pode estar certo no sistema de vendas. Porém, ele pode estar antigo no financeiro.
O status de um pedido também pode variar. Uma tela mostra que ele foi pago. Outra ainda mostra uma pendência.
Esse conflito reduz a confiança nos dados.
Antes de tomar uma ação, a equipe precisa conferir a fonte. Isso torna cada tarefa mais lenta.
3. Atrasos entre as áreas
Um processo quase sempre passa por mais de uma área.
Uma venda pode envolver o time comercial, o financeiro e a operação. Também pode envolver o suporte e a entrega.
Se os sistemas não trocam dados, cada passo depende de um aviso.
Alguém precisa informar que o pagamento foi feito. Outra pessoa precisa avisar que o pedido pode seguir.
Se esse aviso demora, o processo para.
O fluxo também pode falhar quando alguém falta ou esquece uma tarefa.
4. Atendimento sem histórico
O cliente espera que a empresa conheça seu caso.
Porém, com sistemas não integrados na empresa, o atendente pode não ver dados de compra, cobrança ou suporte.
Como resultado, o cliente precisa repetir tudo.
Esse cenário aumenta o tempo de resposta. Ele também gera desgaste.
Sem o histórico, a equipe pode tratar apenas o efeito do problema. A causa real pode ficar oculta.
5. Relatórios que não batem
Relatórios precisam de dados certos e atuais.
Quando cada área usa uma base, os números podem não bater.
O time de vendas mostra um total. O financeiro mostra outro. A gestão não sabe qual usar.
A reunião, então, muda de foco. Em vez de decidir, o grupo tenta validar os dados.
Esse processo reduz a agilidade da gestão.
6. Menos espaço para automação
Uma automação precisa receber dados claros.
Por exemplo, o pagamento de um pedido pode gerar outras ações. O sistema pode emitir uma nota. Depois, pode liberar o pedido e avisar o cliente.
Para isso, os sistemas precisam trocar dados.
Sem essa troca, cada ação precisa ser feita à parte.
Por isso, a integração costuma ser uma base para a automação.
Como surgem os silos de dados?
Um silo de dados surge quando uma informação fica presa em uma área ou sistema.
Isso pode ocorrer sem um plano.
Uma área contrata uma ferramenta para resolver um problema. Depois, outro time escolhe um sistema diferente.
Mais tarde, surgem planilhas para cobrir falhas. Cada equipe cria seu próprio modo de trabalhar.
Com o tempo, os dados ficam espalhados.
A IBM define os silos de dados como grupos de dados que ficam isolados e têm pouco uso fora de uma área.
Na prática, isso impede uma visão completa do negócio.
Como notar sistemas não integrados na empresa?
Nem toda tarefa manual indica uma falha grave.
Porém, alguns sinais merecem atenção:
- O mesmo dado é digitado várias vezes.
- As áreas usam muitas planilhas de apoio.
- Os relatórios exigem coleta manual.
- Os números mudam de uma área para outra.
- Uma etapa depende de um aviso por mensagem.
- A equipe sempre pergunta se o dado está certo.
- O cliente repete dados que já informou.
- Os erros só aparecem no fim do fluxo.
- Poucas pessoas sabem como o processo funciona.
Quando vários sinais aparecem juntos, há um forte risco de falha na integração.
É preciso trocar todos os sistemas?
Nem sempre.
Ao notar sistemas não integrados na empresa, muitos gestores pensam em trocar tudo. Essa ação pode ser cara e arriscada.
Em vários casos, cada sistema cumpre bem sua função. O problema está apenas na troca de dados.
Nesse caso, uma integração pode ligar as ferramentas.
Ela pode usar uma API. Esse recurso permite que dois sistemas enviem e recebam dados.
Também é possível usar conectores ou rotinas de envio. Em outros casos, uma solução feita sob medida é mais útil.
A IBM explica que a integração de aplicações ajuda sistemas distintos a trocar dados e apoiar o mesmo fluxo.
Porém, a tecnologia não deve ser o primeiro passo.
Antes de integrar, é preciso entender o processo.
O que avaliar antes de criar uma integração?
Uma boa integração começa com perguntas simples.
Qual problema deve ser resolvido?
A empresa deve definir um problema real.
Pode ser um atraso na entrega. Pode ser um erro no cadastro. Também pode ser uma falha no relatório.
Sem esse foco, o projeto pode ligar sistemas sem melhorar o trabalho.
Qual sistema guarda o dado oficial?
Cada dado deve ter uma fonte principal.
Por exemplo, o ERP pode guardar os dados de cobrança. Já o CRM pode guardar o histórico de vendas.
Essa regra evita conflitos.
Também deixa claro qual dado deve ser usado quando há duas versões.
Quando o dado deve ser enviado?
Nem todo dado precisa ser enviado na hora.
Alguns processos exigem troca rápida. Outros aceitam uma espera de alguns minutos ou horas.
A regra depende do uso do dado.
Um dado ligado a uma venda pode ser urgente. Um dado para um relatório mensal pode esperar.
O que ocorre quando há uma falha?
Toda integração pode falhar.
Um serviço pode sair do ar. Um dado pode estar errado. Um sistema pode mudar.
Por isso, o projeto deve prever:
- registro das ações;
- alerta de erro;
- nova tentativa de envio;
- regra para dados incompletos;
- forma de conferir o fluxo;
- pessoa responsável pelo suporte.
A integração precisa de cuidado após a entrega.
Por que soluções rápidas podem gerar mais risco?
Quando o problema cresce, a empresa pode buscar uma saída rápida.
Ela cria um script. Faz uma planilha maior. Usa uma conta pessoal para ligar duas ferramentas.
Essas ações podem ajudar por algum tempo.
Porém, elas também podem criar novos riscos:
- falta de notas sobre o processo;
- falta de alerta de erro;
- regras que só uma pessoa conhece;
- falhas que ninguém vê;
- contas pessoais no fluxo;
- acesso amplo aos dados;
- alto custo para fazer mudanças.
Uma mudança simples em um sistema pode quebrar todo o fluxo.
Se não houver um alerta, o erro pode durar dias.
Por isso, a integração não deve ser vista como um remendo.
Como escolher o que integrar primeiro?
Nem todos os processos precisam mudar ao mesmo tempo.
Para definir a ordem, avalie quatro pontos:
- Frequência: quantas vezes a tarefa ocorre?
- Tempo: quanto tempo ela consome?
- Risco: o que ocorre se houver um erro?
- Espera: quantas áreas dependem desse dado?
Uma tarefa feita muitas vezes costuma ser uma boa opção.
O mesmo vale para uma tarefa que gera muitos erros.
Também é útil olhar os pontos de troca entre as áreas. É nesses pontos que os dados costumam se perder.
O que muda quando os sistemas se comunicam?
Uma boa integração reduz a cópia manual de dados.
Ela também pode trazer outros ganhos:
- menos cadastros repetidos;
- menos erro de digitação;
- dados mais claros;
- fluxos mais rápidos;
- relatórios mais seguros;
- mais contexto no suporte;
- menos espera entre áreas;
- mais controle sobre cada etapa.
O objetivo não é tirar todas as pessoas do fluxo.
O objetivo é reduzir tarefas simples e repetidas.
Assim, a equipe pode cuidar de casos que exigem análise e decisão.
Integrar não significa perder o controle
Os dados não devem circular sem regras.
Uma integração deve definir quem pode ver e alterar cada dado.
Também deve explicar:
- quais dados serão enviados;
- quem pode acessar esses dados;
- quando o envio será feito;
- como um erro será visto;
- como uma ação será conferida;
- quem cuidará do fluxo.
Essas regras reduzem riscos.
Elas também ajudam a empresa a manter o processo sob controle.
O problema pode estar além da tecnologia
Em alguns casos, sistemas não integrados na empresa são apenas parte da causa.
O processo também pode ter falhas.
As áreas podem usar regras diferentes. As tarefas podem não ter um dono. Algumas etapas podem nem ser necessárias.
Se a empresa ligar os sistemas sem rever o fluxo, ela pode apenas tornar o erro mais rápido.
Por isso, o diagnóstico deve olhar três pontos:
- o processo;
- os dados;
- os sistemas.
Também vale mapear cada etapa:
- Onde o processo começa?
- Quais áreas fazem parte dele?
- Quais dados são usados?
- Onde surgem as esperas?
- Onde ocorrem os erros?
- Quem toma cada decisão?
- Como o processo termina?
Esse mapa ajuda a achar a causa real.
Como a growtech™ analisa problemas de integração
Na growtech™, o trabalho começa pelo processo.
Primeiro, é preciso entender o que trava a operação. Também é preciso saber onde os dados se perdem.
Depois, o fluxo é revisto. A equipe define quais sistemas devem trocar dados e quais regras precisam existir.
A solução pode usar uma API. Também pode usar uma automação ou um sistema feito sob medida.
A escolha depende do caso.
O foco não é ligar sistemas sem um motivo claro. O foco é reduzir erros, atrasos e trabalho manual.
Conheça as soluções da growtech™ para sistemas, processos e integrações.
Conclusão
Sistemas não integrados na empresa geram mais do que trabalho extra.
Eles criam erros, atrasos e dados que não batem. Também dificultam o suporte e a gestão.
Os sinais costumam aparecer na rotina. A equipe copia dados. Usa planilhas para ligar áreas. Confere o mesmo número várias vezes.
Nem sempre é preciso trocar todos os sistemas.
O primeiro passo é entender o fluxo. Depois, é possível definir qual dado deve circular e qual sistema será a fonte principal.
Uma boa integração deve ser simples de acompanhar. Ela também precisa ter regras, alertas e suporte.
Sua equipe precisa copiar dados entre sistemas ou conferir informações em várias telas?
Converse com a growtech™ e identifique onde a falta de integração afeta sua operação.
